Viisi hyvää syytä uudistaa yrityksen palkanlaskenta

** Kuvassa Linkityn palkka- ja käyttöönottotiimiläisiä

Hyvin toimiva palkanlaskenta ei näy työntekijälle eikä välttämättä paljon johdollekaan. Palkanlaskijat hoitavat työt, palkka maksetaan virheettömästi ja ajallaan. Kaikki toimii. Aika ajoin on kuitenkin hyvä tarkistaa, mitä palkkaprosessille kuuluu. Mikä työntekijöiden palaute palkanlaskennasta on? Kestääkö palkanlaskenta yllättäviä muutoksia? Palveleeko se yritystä vielä viiden vuoden kuluttua? Mitä koko prosessi todellisuudessa maksaa? Seuraavissa viidessä tilanteessa kannattaa harkita palkkaprosessin uudistamista:

1. Palkanlaskennan prosessi on riski- ja virhealtis

Haavoittuvainen palkkaprosessi on riski yrityksen toiminnan jatkuvuudelle. Palkanlaskennan haavoittuvuutta lisää muun muassa se, että palkanlaskenta nojaa vain muutaman henkilön varaan, palkkaprosessia ei ole dokumentoitu, työntekijöiden osaamiseen ei ole aikaa panostaa tai palkkaprosessissa on paljon näppäilyvirheille alttiita vaiheita. Tällöin virheiden riski kasvaa ja pienetkin henkilöstömuutokset voivat kaataa yrityksen palkanlaskennan kokonaan.

2. Nykyinen ohjelma on vanhentunut tai poistuu pian markkinoilta

Jos nykyinen palveluntarjoaja poistuu markkinoilta tai lopettaa ohjelman päivittämisen ja lopulta myös ylläpidon, tulee uuden ohjelman hankinta tietenkin ajankohtaiseksi. Käytössä olevien järjestelmien elinkaaresta on hyvä olla jatkuvasti ajan tasalla, jolloin mahdollista uudistamista päästään valmistelemaan hyvissä ajoin. Järjestelmän olemassaolon lisäksi elinkaaressa olennaista seurattavaa on tietoturva-asiat. Vanhat järjestelmät voivat olla haavoittuvaisia, ja kaikissa tilanteissa tulee varmistaa että tietosuoja- ja tietoturva-asiat ovat kunnossa. Kun puutteista ja uudistamistarpeesta ollaan tietoisia hyvissä ajoin, vältytään tarpeettomalta stressiltä ja aikataulupaineilta.

3. Liiketoimintaan on tulossa muutoksia

Yrityksen kasvu, yrityskaupat tai uusi liiketoiminta ovat usein tilanteita, joissa palkanlaskennan uudistaminen tulee  ajankohtaiseksi. Pienessä yrityksessä tai yksinkertaisen työehtosopimuksen piirissä palkkojen käsin laskeminen ja tietojen siirtely eri paikkoihin voi vielä onnistua. Liiketoiminnalliset muutokset voivat kuitenkin tehdä siitä liki mahdotonta – aika ei yksinkertaisesti enää riitä. Kun nykyinen ohjelma ei palvele yrityksen tulevaisuuden tarpeita, on aika kartoittaa vaihtoehtoja.

4. Tarvitaan kustannussäästöjä

Hallinnolliset tehtävät vievät yritykseltä helposti paljon aikaa ja resursseja manuaalisen työtaakan vuoksi. Uudistaminen voikin olla tapa säästää kustannuksia – uusilla automatisoiduilla ratkaisuilla ja prosessien suoraviivaistamisella voi palkanlaskennan kuluja säästyä jopa 30–60 %. Toki uudistamisellakin on hintalappu, mutta useimmiten se on alempi kuin saatavat säästöt. Saadaksesi selvän kuvan uudistamisen säästöpotentiaalista, on hyvä kartoittaa seuraavat asiat nykyisestä prosessista: Kuinka paljon palkkaprosessiin kuluu työaikaa (säännöllinen ja selvitystyöhön kuluva  aika)? Mitkä ovat palkanlaskennan asioita hoitavan henkilön palkkakulut tai ulkoistetun palvelun hinta? Entä järjestelmäkulut?

5. Yrityksen muita järjestelmiä ollaan uudistamassa

Palkanlaskenta nähdään helposti erillisenä saarekkeena yrityksen muista järjestelmistä. Onnistuneen palkanmaksun taustalla tapahtuu kuitenkin paljon: mahdollinen työvuorosuunnittelu, tuntimerkinnät, TES-laskenta, paikalliset sopimukset ja lopulta itse palkanmaksu. Palkanlaskentaan syötetään tietoa usein lukuisista eri järjestelmistä. Mikäli esimerkiksi työajanseurantaa ollaan uudistamassa, on hyvä miettiä samalla, kuinka uusi järjestelmä toimii yhteen palkanlaskennan kanssa. Pitkällä tähtäimellä kannattaa tutkia, voisiko koko palkkaprosessin tehdä alusta loppuun, ts. työvuoroista palkkoihin, yhdellä palvelulla yksittäisten palikoiden vaihtamisen ja integraatioviidakon kehittämisen sijaan.

Uuden järjestelmän käyttöönotto – näin onnistut

Uuden järjestelmän käyttöönotto voi jännittää tai jopa pelottaa, vaikka uudistamiseen olisi monta hyvää syytä. Uudessa artikkelissamme pitkän linjan HR- ja palkanlaskennan järjestelmien osaaja, Linkityn projektipäällikkö Pirjo Kuusela kertoo vinkit siihen, miten onnistut uuden järjestelmän käyttöönotossa. Lue artikkeli täältä.