Uuden järjestelmän käyttöönotto – näin onnistut
Uuden järjestelmän käyttöönotto voi jännittää tai jopa pelottaa. Muutoksiin liittyy usein epävarmuutta, vaikka järjestelmän uudistamiseen olisikin monta hyvää liiketoiminnallista syytä. Mielessä voivat kummitella aikaisemmat pieleen menneet projektit tai epäilys siitä, toimittaako palveluntarjoaja sen, mitä lupaa. Onneksi monet palveluntarjoajat kartoittavat tarpeita ja sovittavat käyttöönottoaikatauluja ja -resursseja asiakkaan kanssa yhdessä jo etukäteen. Jos käyttöönotto perustuu pilvipalveluna tarjottavaan valmisohjelmaan, voi se olla hyvinkin kevyt toteuttaa. Näillä vinkeillä yrityksesi pääsee nauttimaan uuden järjestelmän toiminnoista ja hyödyistä mahdollisimman nopeasti:
Muutosvalmius auttaa onnistumaan
Sekä yrityksen johdon että työntekijöiden pitää olla valmiita ja halukkaita muutokseen. Riittävät resurssit ja järkevät aikataulut ovat avainasemassa. Sekä järjestelmän toimittajalla että asiakkaalla tulee olla rohkeutta kyseenalaistaa nykykäytäntöjä niin teoriassa kuin käytännössäkin. Heti alussa on hyvä luoda realistinen aikataulu ja varata projektiin osallistuville tarpeeksi aikaa muutosten läpivientiin. Toimittaja antaa projektille aika-arvion ja auttaa tarvittaessa myös asiakasta tehtävien aikataulutuksessa.
Toivelista luo projektin perustan
On tärkeää, että kaikki ymmärtävät, miksi järjestelmiä lähdetään uudistamaan. Mitä nykyjärjestelmistä puuttuu, mitä ominaisuuksia uudelta järjestelmältä toivotaan? Mikä on järjestelmän käyttöönoton tavoite? Konkreettinen vertailu nykytilasta ja toivotusta tulevaisuudesta auttaa löytämään yritykselle parhaiten sopivan toimittajan. Tarpeita on hyvä kartoittaa jo etukäteen, ja siten ennakoida tulevaa. Jos projekti aloitetaan vasta sitten kun on pakko, esimerkiksi silloin kun vanha järjestelmä on jo lakannut toimimasta, aiheutuu ylimääräistä stressiä ja aikataulupaineita.
Yhteistyö ja avoimuus tukevat uudistusta
Selkeät tavoitteet, aikataulut ja eteneminen edellyttävät hyvää yhteistyötä ja kommunikaatiota kaikilta osapuolilta. Johdon ja työntekijöiden on hyvä käydä projekteja läpi yhdessä, myös laajemmin kuin vain siihen osallistuvien tiimien kesken. Tällöin kaikki ovat tietoisia uudistuksista ja pääsevät halutessaan vaikuttamaan niihin. Kun loppukäyttäjien toiveita, tarpeita ja käyttökokemuksia kuunnellaan alusta alkaen, saadaan järjestelmä palvelemaan yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.
Modernit käyttöönoton mallit sujuvoittavat muutosta
Nykyaikaiset toimitusmallit ja järjestelmät mahdollistavat asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaan etenevän käyttöönoton. Uudistetuissa toimitusmalleissa projekti pilkotaan pienempiin osiin, osasto tai käyttäjäryhmä kerrallaan. Tällöin järjestelmästä saadaan kokemusta ja palautetta jo hyvin aikaisessa vaiheessa. Muokkaukset ja lisäykset on helppo lisätä juoksevasti järjestelmään. Nykyaikaisten järjestelmien käyttönotto on usein myös nopeampaa, sillä tämän päivän valmisohjelmat eivät välttämättä vaadi asiakaskohtaista räätälöintiä. Kun asiakas ja toimittaja pääsevät käsiksi samaan järjestelmään, yhteistyö helpottuu, ja asiakas voi halutessaan tehdä paljonkin itse.
Uuden järjestelmän käyttöönotto on yhteinen projekti
On helpottavaa muistaa, että käyttöönotto on asiakkaan ja toimittajan yhteinen projekti. Molemmilla on sama tavoite – saada uusi järjestelmä käyttöön niin, että kaikki käyttäjät ovat tyytyväisiä. Osaava toimittaja kertoo ja opastaa ymmärrettävästi, miten asiakkaan tulisi valmistella siirtymää. Aidosti motivoitunut, sitoutunut ja uudistamisesta innostunut asiakas ja toimittaja muodostavat tiimin. Parhaimmillaan käyttöönotto on sujuva, uutta opettava ja mielenkiintoinen yhteinen projekti.
