Työvuorosuunnittelun opas – perusteet, lakimääräykset ja toimivat työvuorolistat
Työvuorosuunnittelu on yrityksen, yksikön tai työyhteisön toiminnan järjestämistä ja johtamista. Työvuorolistojen sisältö määräytyy pitkälti työn tarpeen, ajoituksen ja määrän mukaan. Työvuorosuunnittelu Suomessa perustuu EU:n työaikadirektiiviin (2003/88/EY), Suomen työaikalakiin ja ala- ja yrityskohtaisiin virka- ja työehtosopimuksiin sekä paikallisiin sopimuksiin.
Näin rakennat toimivan työvuorolistan
Määritä työvuorojen ja tehtävien tarve
Mitä projekteja on alkamassa? Millaisia tehtäviä ne sisältävät? Milloin ja missä työt tehdään? Onko projektilla useampia eri kustannuspaikkoja?
Määrittele tehtäviin tarvittavat resurssit ja osaaminen
Kuinka monta henkilöä työvuoroihin tarvitaan? Millaista osaamista heillä tulisi olla? Pitääkö jokin lupa tai kortti olla voimassa? Tarvitaanko vuoroon tiettyä laitteistoa tai työkaluja?
Tarkista työntekijöiden saatavuus ja toiveet
Ketkä työntekijöistä ovat saatavilla? Miten määritellään kuka on sopivin henkilö vuoroon (esim. merkitseekö työkokemus, etäisyys työpaikalta vai henkilön viikkotunnit?) Onko lomatoiveita? Tarvitaanko varallaolijoita tai sijaisia?
Varaudu muutoksiin
Pidä poissaoloilmoitukset ajan tasalla, suorita/seuraa mahdollisia vuorovaihtoja työntekijöiden välillä, ja varaudu yllättäviin ruuhkahuippuihin sijaispoolin avulla.
+ Tunnista yrityksesi toimialan tarpeet
Toimivan työvuorosuunnittelun kulmakivet vaihtelevat suuresti toimialasta riippuen. Paljon riippuu myös siitä, tekevätkö työntekijät työtä suoraan yritykselle vai yrityksen asiakkaille. On tärkeää miettiä, miten työn eri osapuolet voivat pitää yhteyttä toisiinsa.
Lait ja määräykset
Työehtosopimus ja paikalliset sopimukset
Työnantaja vastaa siitä, että työvuorolista on työehtosopimuksen mukainen. Työehtosopimuksesta riippuen tiettyjä työaikaan liittyviä asioita voi sopia myös paikallisesti. Paikallinen sopiminen tarkoittaa työehtojen asettamista yritys-, toimipaikka- tai työpaikkatasolla, joko luottamushenkilön ja työnantajan välillä tai työntekijän ja työnantajan välillä.
Lakimääräykset
EU:n työaikadirektiivi, Suomen työaikalaki sekä työturvallisuus- ja työterveyshuoltolaki ohjaavat Suomessa tehtävää työvuorosuunnittelua. Lakien lisäksi työnantajan vastuulla on se, että työvuorosuunnittelu noudattaa käytettävää työehtosopimusta ja mahdollisia paikallisia sopimuksia. Työsuojeluhallinnon mukaan tövuoroluetteloa tulee myös säilyttää tietyn aikaa, mikäli siinä olevat tiedot eivät käy ilmi työaikakirjanpidosta. On myös hyvä muistaa, että työvuoroihin liittyviä palkkatietoja saa tietosuojalain mukaan käsitellä vain riittävän suojatulla alustalla, ei esimerkiksi yleisesti käytettävissä pikaviestisovelluksissa.
Erilaisia tapoja työvuorosuunnitteluun
Paperi tai Excel-taulukko
Työvuorosuunnittelu voidaan tehdä Excelillä tai jopa paperilapuilla. Työvuorolistojen luominen perinteisillä keinoilla saattaa todella olla nopeaa kokeneelle esimiehelle, onhan listoja jumpattu jo pitkään. Ongelmia tulee kuitenkin vastaan ennemmin tai myöhemmin. Useammat versiot samasta työvuorolistasta aiheuttavat harmaita hiuksia. Onko se lista vielä voimassa, josta työntekijä nappasi kuvan heti julkaisupäivänä, ja jonka mukaan hän on myös tulossa töihin? Entä mitä muiden toimipaikkojen listoilla tapahtuu – liikenisikö jostain sijaista lainaan? Paperiseen listaan turvautuminen tarkoittaa sitä, että tieto on usein vanhentunutta ja kokonaiskuva tehdystä työstä ja työntekijöiden saatavuudesta puuttuu.
Sähköinen työvuorosuunnittelu
Sähköiseen työvuorosuunnitteluun käytetään kyseiseen tarkoitukseen luotua ohjelmaa, joko mobiili- tai selainversiona. Tekoäly, parempi läpinäkyvyys ja sujuva yhteydenpito helpottavat oikean työntekijän saamista oikeaan paikkaan ja oikeaan aikaan. Työvuorolista pysyy ajan tasalla, virheitä tulee vähemmän, eikä esimiehen aika kulu työvuorolistojen kanssa venkslaamiseen.
Hyvä työvuorosuunnittelu on työntekijöiden mieleen
Parempi ennustettavuus ja ajoissa julkaistut vuorot
Työntekijät, varsinkin vuorotyöläiset, ovat tottuneet järjestämään muun elämänsä työvuorojen ympärille. Työntekijän oman elämän suunnittelu helpottuu, kun työvuorot ovat mahdollisimman säännöllisiä ja työvuoroista ilmoitetaan hyvissä ajoin etukäteen. Kun vapaa-ajan suunnittelu tehdään helpoksi, työntekijä on motivoituneempi ja sitoutuneempi.
Tasavertaiset työvuorolistat
Tunne siitä, että kaikkia kohdellaan tasavertaisesti vaikuttaa myönteisesti työilmapiiriin ja työntekijöiden motivaatioon. Työvuorojen määrää ja luonnetta sekä mahdollista joustoa pitäisi pohtia myös oikeudenmukaisuuden kannalta. Kun järjestelmä antaa selkeän kokonaiskuvan työntekijöistä ja jokaisen yksilöllisistä työtuntimääristä, työvuorojen priorisointi ja työntekijöiden tasapuolinen kohtelu helpottuu.
Moderni työvuorosuunnittelu kannattaa
Usein työvuorosuunnittelun käytännöt ovat syvälle juurtuneita – asioita tehdään samalla tavalla vuodesta toiseen sen enempiä miettimättä. Hyväksi todettuja rutiineja ei kannata rikkoa, mutta toimintamalleja on silti välillä hyvä tarkastella – voisiko asioita tehdä paremmin, helpommin tai kustannustehokkaammin? Tukevatko nykyiset prosessit myös yrityksen tulevaisuudennäkymiä? Käytännössä nykyaikaiset mobiilisovellukset ovat aina toimivampi vaihtoehto kuin paperilaput ja Excel-taulukot.
Nykyaikainen työvuorosuunnittelu lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa koko prosessia työtuntien kirjaamisesta hyväksyntään ja palkanlaskentaan asti.
Töiden kirjaaminen reaaliaikaisesti mobiilisovelluksella lisää tarkkuutta, yhtenäistää käytäntöjä, vähentää epäselvyyksiä ja pitää kustannukset tasapainossa. Koko prosessin läpinäkyvyys ja virheiden ja viiveiden vähentäminen parantaa usein myös työilmapiiriä.
