Työvuorosuunnittelu vuonna 2025 – asiantuntijan katsaus

Artikkeli pohjautuu keskusteluun käyttöönottokonsulttimme Oskari Paavosen kanssa. Oskari toimii Linkityssä ratkaisukonsulttina syyskuusta alkaen, aiempana kokemuksenaan käyttöönottokonsultointi ja tekninen tuki. Oskarin tavoitteena on varmistaa, että Linkity palvelee asiakkaiden tarpeita toimialasta riippumatta, keskittyen erityisesti haastavimpiin TES-laskentoihin sekä ohjelmiston toimivuuteen liittyviin kysymyksiin – byrokraattisimmat palkka-asiat poislukien.

Työvuorosuunnittelun trendinä optimointi

Yleinen työvuorosuunnittelun trendi tällä hetkellä on optimoida työvuorosuunnittelun prosessi alusta alkaen. Työvuorosuunnittelun optimoiminen helpottaa suunnitteluprosessia, lisää työ- ja asiakastyytyväisyyttä sekä tuo kustannussäästöjä. Työvuorosuunnittelun tarpeet vaihtelevat eri toimialoilla, joten yritysten on tärkeää valita järjestelmä, joka vastaa juuri heidän alansa tarpeisiin ja on helppokäyttöinen.

Muun muassa sosiaali- ja terveysalan toimijoille, joissa työ on usein keikkatyötä, saumaton työvuorojen tarjoaminen on tärkeää. Teknologiateollisuudessa, esimerkiksi tehtaissa, on taas trendinä työvuorosuunnittelun prosessin mahdollisimman edistynyt automaatio.

Työvoimanhallinnan 2025 haasteet

Yleisimmät haasteet liittyvät liian monimutkaiseen prosessiin ja vanhentuneeseen teknologiaan. Työvuorosuunnittelua saatetaan tehdä pitkälti käsin ja tietoa siirtää monen eri järjestelmän välillä. Jotta työvuorosuunnittelu on tehokasta, yritysten tulisi pohtia, kuinka työvuorosuunnittelun vaiheita voidaan kehittää pois manuaalisesta työstä, jonka jälkeen ne voidaan automatisoida järjestelmällä. Järjestelmissäkin on eroja, joten on hyvä tarkistaa, että harkittava järjestelmä taipuu yrityksen tarpeisiin.

Esimerkiksi joissain tapauksissa yritys työllistää sekä vuokratyöntekijöitä että yrityksen omia työntekijöitä. Tällöin järjestelmältä vaaditaan joustavuutta, jotta työvuorosuunnittelu onnistuu sujuvasti eri työntekijäryhmille.

Työvuorosuunnittelu osana kokonaisuutta

Teoriassa työvuorosuunnittelua voi tehdä millä vain työkaluilla. Paperien ja/tai useiden järjestelmien pyörittäminen on kuitenkin pitkälti työlästä ja sekavaa. Työvuoroihin liittyvät tiedot (vuorot, henkilöt, työn vaatimukset..) sekä muutokset on hankala pitää ajan tasalla ja oikeiden henkilöiden nähtävillä, kun tieto on pirstaloitunut useampaan eri paikkaan, pahimmillaan paperilapuille. Tehokkaaseen työvuorosuunnitteluun ja työvuorojen optimiin tarjoamiseen tarvitaan järjestelmä.

Työvuorosuunnittelua ei myöskään tulisi nähdä erillisenä tuntiseurannasta, palkanlaskennasta ja työehtosopimusten (TES) laskennasta, vaan osana kokonaisvaltaista henkilöstöhallinnon prosessia. Yhtenäisen järjestelmän avulla (jossa työvuorot, toteumat, työehtosopimukset ja palkat pysyvät samassa) henkilöt pysyvät toisten toimista ajan tasalla ja virheitä sattuu vähemmän.

Toimiala myös vaikuttaa merkittävästi siihen, mihin työvuorosuunnittelun tulee kyetä. Jos otetaan esimerkiksi samat keikkahommat ja tehdastyö, niin keikkahommissa oleellinen työvuorosuunnittelun tehostaja on se, että työtä voidaan tarjota samassa järjestelmässä, missä työvuorot ovat, eliminoiden tarpeen eri pikaviestiryhmille ja järjestelmille. Tehtaalla taas on olennaista työvuorojen tasavertaisuus, ja siinä työvuorojen automaattinen luonti vapauttaa suunnittelijan ajan työhön, jota ei voi automatisoida, kuten poikkeusten selvittelyyn. Linkityssä kaikki (työvuorosuunnittelu, työajanseuranta ja TES-tulkinta ja palkanlaskenta) ovat yhdessä järjestelmässä.

Automaation ja tekoälyn rooli työvuorosuunnittelussa

Työvuorosuunnittelua voidaan tehdä jo nyt pitkälti automatisoituna. Tulevaisuudessa tekoäly auttaa mitä luultavimmin automatisoimaan niitä manuaalisia vaiheita, joita työvuorosuunnittelussa nyt on, kuten alustavien suunnitelmien tekemistä tai puutteiden huomaamista. Loppukädessä tulee kuitenkin itse tietää taustalla toimiva prosessi, eli kaikkea ei voi ulkoistaa tekoälylle tulevaisuudessakaan.

Monella organisaatiolla on tapetilla juuri työvuorosuunnittelun prosessin optimointi, jotta automaation ja tekoälyn hyödyntäminen on mahdollista. Mikäli järjestelmäprojektiin halutaan lähteä ilman valmista prosessia, Linkity voi olla apuna sen luomisessa suoraan järjestelmään.

Paikallisen sopiminen vaikutus työvuorosuunnitteluun

Kun työvuorosuunnittelu tehdään tarpeeksi monipuolisessa järjestelmässä, monet paikallisesti sovittavat asiat, jotka vaikuttavat muun muassa palkkaan tai tuntipankkeihin, voidaan sitoa jo työvuoroihin. Jos tehty työ vastaa pohjalla olevaa työvuoroa, tieto voi siirtyä hyvin kokonaisena palkanlaskentaan asti. Monipuolisen järjestelmän avulla käytettävä paikallinen sopimus on kiinteä osa prosessia, ja läpinäkyvyys säilyy alusta alkaen. Työläs ja virhealtis tulkinnanvaraisuus vähenee, kun tiedot ovat selkeästi kirjattuina. Linkityssä säännöt voidaan dokumentoida suoraan järjestelmään konfigurointina ja selosteina.

Työvuorosuunnittelu erottautumistekijänä

Monipuolinen työvoimanhallinta voi parantaa työntekijäkokemusta. Nykyään työntekijällä voi yhdessä järjestelmässä olla:

• Selkeä näkymä työvuoroihin, työtunteihin, työehtosopimukseen ja omaan palkkaan

• Reaaliaikaiset tuntipankit

• Mahdollisuus interaktioon lomatoiveisiin tai palkkaan liittyen

• Ohjeet ja osoitteet työhön liittyen

..kaikki yhdessä mobiilisovelluksessa. Modernit järjestelmät ovat hyvin räätälöitävissä, mikä parantaa työntekijäkokemusta entisestään. Selkeä työvuorosuunnittelun työkalu auttaa yrityksiä erottumaan kilpailijoista positiivisesti, mikä osaltaan tukee parhaiden osaajien houkuttelemista yritykseen.

Linkityn 4 vinkkiä tulevaisuuden työvuorosuunnitteluun

Hyödynnä yhtenäistä järjestelmää

Vältä manuaalista tietojen siirtämistä useiden järjestelmien välillä ja pidä kaikki työvuorot, työajanseuranta ja palkanlaskenta yhdessä paikassa.

Automatisoi mahdollisimman pitkälle

Automatisoi mahdollisuuksien mukaan TES-sääntöjen laskenta, vähentääksesi virheitä ja vapauttaaksesi aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Tekoäly mahdollistaa nyt ja tulevaisuudessa automaation työvuorosuunnittelun prosessissa etenevissä määrin.

Varmista toimialasopivuus

Työvuorosuunnittelun tarpeet vaihtelevat toimialoittain, joten varmista, että järjestelmä tukee yrityksesi erityistarpeita.

Huomioi työntekijäkokemus

Tarjoa työntekijöille selkeä ja reaaliaikainen näkymä työvuoroihin, tuntipankkeihin ja palkkatietoihin, kaikki helposti yhdessä mobiilisovelluksessa.