Työajanseuranta pähkinänkuoressa: Mitä, miksi ja miten?
Työntekijöiden työajanseuranta on yritykselle lakisääteistä velvoitetta paljon merkityksellisempi tehtävä. Parhaimmillaan työajanseuranta parantaa yrityksen tulosta, lisää läpinäkyvyyttä ja vahvistaa luottamusta työnantajaan.
Mitä työajanseuranta tarkoittaa?
Työajanseuranta on työntekijän työhön käytetyn ajan kirjaamista ja tietojen säilyttämistä. Työajaksi lasketaan missä tahansa paikassa työhön käytetty aika. Myös etätyö on siis työaikaa.
Työajanseurantaan on olemassa monia erilaisia tapoja – perinteiset tuntilaput, Excel-tiedostot, leimauslaitteet, pilvipalvelut ja mobiilisovellukset. Käytännössä työntekijät voivat leimata itsensä töihin, tauoille tai vapaa-ajalle.
Miksi työntekijöiden työaikaa täytyy seurata?
Työaikalain mukaan työajanseuranta on pakollista kaikille yrityksille. Työnantajan on kirjattava työntekijöiden tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti, ja nämä tiedot on arkistoitava kirjanpitolain mukaisesti 10 vuodeksi tilikauden päättymisestä.
Tietosuojalaki velvoittaa yhtiötä kertomaan, mitä tietoja työntekijöistä tallennetaan. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on pidettävä tarkasti mielessä, sillä työajanseurantaan liittyy arkaluontoisia henkilö- asiakas- ja projektitietoja. Paperilapuilla tehty seuranta tai sähköpostitse jaettava Excel-taulukkopohja altistaa inhimillisille virheille ja GDPR-rikkomuksille.
Miten työajanseuranta kannattaa järjestää?
Vaikka laki määrittelee tarkasti, mitä tietoja voi kerätä ja miten ne säilytetään, yrityksillä on melko vapaat kädet työajanseurannan käytännön järjestelyissä. Minimivaatimukset täyttävät ratkaisut ovat usein huomattavasti työläämpiä tapoja seurata työaikaa kuin sähköiset työaikajärjestelmät. Paperilappujen ja muiden vanhanaikaisten seurantatapojen käyttäminen voi johtaa virheisiin ja jopa GDPR-rikkomuksiin.
Tietojen yhdisteleminen ja koostaminen manuaalisesti on raskasta sekä työntekijöille että esihenkilöille. Kun tällä tavoin järjestettyyn työntekijöiden työajanhallintaan käytetty kokonaisaika lasketaan yhteen, huomataan usein myös sen kallis hintalappu.
Miten oikea työkalu helpottaa työajanseurantaa?
Linkityn työajanseurannassa tieto tuntikirjauksista kulkee palkanlaskentaan sekä kätevästä mobiliisovelluksesta että seinään kiinnitettävästä perinteisestä leimauspäätteestä. Kun työajanseuranta on yrityksesi näköinen, se sopii monelle erilaiselle tiimille ja tekijälle.
Mobiilisovellus, joka näyttää työntekijän tiedot ja työtunnit. Mobiilisovellus on ylivoimaisesti mukavin ja tehokkain tapa seurata työaikaa. Sovelluksen avulla työntekijä merkitsee tuntinsa vain muutamalla napautuksella. Tunti- ja palkkatiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla työntekijälle sekä esihenkilölle. Lisäksi älykäs mobiilisovellus tuottaa työaikatiedot automaattisesti seurantakohteineen.
Leimauslaite, josta tiedot kulkevat automaattisesti TES-tulkintaan. Leimauslaitteita käytetään usein tehdasympäristöissä tai paikoissa, joissa omat laitteet eivät ole sallittuja turvallisuus- tai muista syistä. Tällöin tehokkain tapa järjestää työajanseuranta on seinässä oleva päätelaite, joka vie tuntitiedot eteenpäin TES-tulkittaviksi. Järjestelmästä riippuen ohjelma joko tulkitsee tunnit palkoiksi automaattisesti, tai palkanlaskija laskee ne käsin päätteeseen leimattujen työtuntien perusteella.
Miten tehokas työajanseuranta tuo liiketoimintahyötyjä?
Tehokas työajanseuranta tuo yritykselle lakisääteisten vaatimusten täyttämisen lisäksi monia etuja. Se lisää luottamusta työyhteisössä, parantaa työn tuottavuutta ja vähentää virheitä.
– Enemmän luottamusta johdon ja työntekijöiden välillä
– Parempaa läpinäkyvyyttä tehdystä työstä
– Aika- ja kustannussäästöjä
– Vähemmän tietosuojariskejä ja mainehaittoja
– Lakeja ja säädöksiä noudatetaan tarkemmin
Tehokas työajanseuranta on avain yrityksen toiminnan optimoimiseen ja resurssien hyvään hallintaan. Kun työajat, poissaolot ja muut muuttujat ovat järjestelmällisesti ja reaaliaikaisesti seurattavissa, yrityksellä on parempi kyky tehdä päätöksiä, jotka parantavat tuottavuutta ja työntekijöiden hyvinvointia. Samalla säästytään manuaaliselta työltä, vältetään virheet ja varmistetaan lakien ja määräysten noudattaminen. Valitsemalla yrityksellesi parhaiten sopivan työajanseurantajärjestelmän varmistat, että hallinnollinen työ ei jarruta kasvua, vaan tukee sitä tehokkaasti
Näin työajanseurannan tehostaminen toi asiakkaallemme tuloksia
“Linkityn työajanseurannan avulla olemme päässeet eroon epätarkoista paperisista työajankirjauksista. Toimiva ja helppokäyttöinen työajanseuranta säästää hallinnon työaikaa yrityksemme kasvaessa.” – Minni Hänninen, operatiivinen johtaja, Siivouspalvelu Hänninen
Lue, miten Linkityn työajanseuranta säästää Siivouspalvelu Hännisellä aikaa ja vaivaa.
“Linkityn avulla lippulappusten toimittelu on poistunut. Ratkaisua etsittäessä ei tullut vastaan toista järjestelmää, missä voisi hoitaa kaikki HR:ään liittyvät asiat yhtä näppärästi kuin Linkityssä.” – Mirva Merimaa, Toimitusjohtaja, Tiketti Oy
Lue, kuinka Linkityn työnhallinnan ja palkanlaskennan kokonaisuus virtaviivaisti Tiketin henkilöstöhallinnon työtä.
Linkity virtaviivaistaa työvoimanhallinnan ja palkkaratkaisut
Linkityn palkanlaskenta palveluna: kaikki tarpeet yhdessä ratkaisussa
