Reilu työvuorosuunnittelu puhuttaa jouluna – 3 vinkkiä huomioivaan suunnitteluun koko vuodelle
Jo syksyllä monilla työpaikoilla pyydetään työntekijöiltä joulun pyhien vuorotoiveet. Toiset viettävät pyhät töissä mielellään, toiset haluavat juhlistaa haluamallaan tavalla, esimerkiksi kotona perheen kanssa. Parhaassa tapauksessa reilu työvuorosuunnittelu toteutuu täysin ja vuorotoiveet menevät palapelin tapaan yksi yhteen työvuorojen kanssa. Nämä tilanteet ovat kuitenkin harvassa.
Joulun arkivapaat synnyttävät vuosittain keskustelua reilusta työvuorosuunnittelusta, ja tunne epäreiluudesta voi tuntua erityisen pahalta pyhien aikana kun pelissä on kallisarvoinen aika perheen kanssa, mukavat pyhälisät taikka myös pelkkä mahdollisuus levähtää kiireen keskellä.
Vaikka keskustelu reilusta työvuorosuunnittelusta onkin joulun aikaan yleisempää kuin muuten, reilun työvuorosuunnittelun tarve sekä vaikutukset ovat paljon joulua kauaskantoisempia. Siksi reiluun työvuorosuunnitteluun kannattaa mahdollisuuksien mukaan panostaa koko vuotena mahdollisimman paljon.
Vinkit reiluun työvuorosuunnitteluun:
1. Kerää työvuorotoiveet ajoissa ja tasapuolisesti
Työvuorotoiveet ajoissa ja tasapuolisesti keräämällä saat paremman kokonaiskuvan sesonkiajan toiveista ja voit tarvittaessa lähteä kartoittamaan sijaisia hyvissä ajoin. Toiveiden kerääminen onnistuu viestiryhmillä tai sähköpostilla, tai nopeammin sovelluksen avulla jolloin työntekijöiden vuorotoiveet ilmestyvät työvuorosuunnittelijan kalenteriin.
2. Kerää myös sijaisten toiveet
Sijaisten vuorotoiveet on myös hyvä kerätä jo ennen kuin tarve syntyy. Näin pysyt paremmin kartalla saatavista henkilöistä ja mikäli tulee odottamattomia poissaoloja, tiedät jo kuka pystyisi korvaamaan vuoron. Viimehetken sijaistamisissa kannattaa myös huomioida sijaisten osaamiset ja etäisyys työpaikalta jotta työ tulee tehtyä ajoissa ja hyvin vaihdosta riippumatta. Kokeneemmat suunnittelijat pärjäävät tässä hyvällä muistilla, toki virheitä sattuu aina ja siksi automaatio on oiva tuki oikeiden sijaisten nopeassa löytämisessä.
3. Ilmoita vuorot ajoissa ja tue tervettä rutiinia
Suurin osa meistä suunnittelee vapaa-aikansa työaikataulun pohjalta. Työntekijöiden kannalta on siis hyvä, mikäli vuorot voidaan ilmoittaa tarpeeksi ajoissa jotta suunnitelmia ei tarvitse jättää viime tinkaan. Vuoroihin on myös hyvä saada jonkinasteista rutiinia, jolloin työntekijä osaa suunnitella vapaa-aikansa siinäkin tapauksessa että ajoissa vuoroista ilmoittaminen ei aina onnistu. Rutiinin tarve korostuu entisestään vuorotyössä, jossa työ vaikuttaa vahvasti vuorokausirytmiin. Henkilöstötarvetta ennustetaan usein mututuntumalla, mutta siitäkin on mahdollista tehdä tarkkaa oikeilla työkaluilla.
Tietenkin työvuorosuunnittelun reiluuteen vaikuttaa suuresti työntekijöiden ja täytettävien vuorojen suhde, toisin sanoen se, onko mahdollista olla reilu. Oikeilla työkaluilla ei kuitenkaan haaskata aikaa turhaan työhön, kuten vuosien takaisten arkipyhälistojen kaivamiseen tai sijaisten läpi soittelemiseen ja saatavista työntekijöistä on aina selkeä kokonaiskuva. Kun vuorosuunnittelu on selkeää ja nopeaa, voit helposti maksimoida reiluuden vuoden ympäri, etkä vain jouluna. Iloisia pyhiä toivottaa koko Linkityn porukka!
Reilu työvuorosuunnittelu puhuttaa jouluna – 3 vinkkiä reiluun suunnitteluun koko vuodelle
Jo syksyllä monilla työpaikoilla pyydetään työntekijöiltä joulun pyhien vuorotoiveet. Toiset viettävät pyhät töissä mielellään, toiset haluavat juhlistaa haluamallaan tavalla, esimerkiksi kotona perheen kanssa. Parhaassa tapauksessa vuorotoiveet menevät palapelin tapaan yksi yhteen työvuorojen kanssa, nämä tilanteet ovat kuitenkin harvassa.
Joulun arkivapaat synnyttävät vuosittain keskustelua reilusta työvuorosuunnittelusta, ja tunne epäreiluudesta voi tuntua erityisen pahalta pyhien aikana kun pelissä on kallisarvoinen aika perheen kanssa, mukavat pyhälisät taikka myös pelkkä mahdollisuus levähtää kiireen keskellä.
Vaikka keskustelu reilusta työvuorosuunnittelusta onkin joulun aikaan yleisempää kuin muuten, reilun työvuorosuunnittelun tarve sekä vaikutukset ovat paljon joulua kauaskantoisempia. Siksi reiluun työvuorosuunnitteluun kannattaa mahdollisuuksien mukaan panostaa koko vuotena niin paljon kuin mahdollista.
Vinkit reiluun työvuorosuunnitteluun ympäri vuoden:
1. Kerää työvuorotoiveet ajoissa ja tasapuolisesti
Työvuorotoiveet ajoissa ja tasapuolisesti keräämällä saat paremman kokonaiskuvan sesonkiajan toiveista ja voit tarvittaessa lähteä kartoittamaan sijaisia hyvissä ajoin. Toiveiden kerääminen onnistuu viestiryhmillä tai sähköpostilla, tai nopeammin sovelluksen avulla jolloin työntekijöiden vuorotoiveet ilmestyvät työvuorosuunnittelijan kalenteriin.
Kerää myös sijaisten toiveet
Sijaisten vuorotoiveet on myös hyvä kerätä jo ennen kuin tarve syntyy. Näin pysyt paremmin kartalla saatavista henkilöistä ja mikäli tulee odottamattomia poissaoloja, tiedät jo kuka pystyisi korvaamaan vuoron. Viimehetken sijaistamisissa kannattaa myös huomioida sijaisten osaamiset ja etäisyys työpaikalta jotta työ tulee tehtyä ajoissa ja hyvin vaihdosta riippumatta. Kokeneemmat suunnittelijat pärjäävät tässä hyvällä muistilla, toki virheitä sattuu aina ja siksi automaatio on oiva tuki oikeiden sijaisten nopeassa löytämisessä.
Ilmoita vuorot ajoissa ja tue tervettä rutiinia
Suurin osa meistä suunnittelee vapaa-aikansa työaikataulun pohjalta. Työntekijöiden kannalta on siis hyvä, mikäli vuorot voidaan ilmoittaa tarpeeksi ajoissa jotta suunnitelmia ei tarvitse jättää viime tinkaan. Vuoroihin on myös hyvä saada jonkin asteista rutiinia, jolloin työntekijä osaa suunnitella vapaa-aikansa siinäkin tapauksessa että ajoissa vuoroista ilmoittaminen ei aina onnistu. Rutiinin tarve korostuu entisestään vuorotyössä, jossa työ vaikuttaa vahvasti vuorokausirytmiin. Henkilöstötarvetta ennustetaan usein mututuntumalla, mutta siitäkin on mahdollista tehdä tarkkaa oikeilla työkaluilla.
Tietenkin työvuorosuunnittelun reiluuteen vaikuttaa suuresti työntekijöiden ja täytettävien vuorojen suhde, toisin sanoen se, onko mahdollista olla reilu. Oikeilla työkaluilla ei kuitenkaan haaskata aikaa turhaan työhön, kuten vuosien takaisten arkipyhälistojen kaivamiseen tai sijaisten läpi soittelemiseen ja saatavista työntekijöistä sekä sijaisista on selkeä kokonaiskuva. Kun vuorosuunnittelu on selkeää ja nopeaa voit helposti maksimoida reiluuden vuoden ympäri, etkä vain jouluna.
Iloisia pyhiä toivottaa Linkityn porukka!
