Palkanlaskentaohjelman hankinta: Huomio nämä ennen päätöstä

Palkanlaskentajärjestelmän uudistus alkaa usein silloin, kun palkanlaskennan laatuun tai kustannuksiin ei olla tyytyväisiä tai nykyjärjestelmä ei enää vastaa yrityksen tarpeita. Onnistunut palkanlaskentajärjestelmän uudistus tuo kustannussäästöjä ja vähentää manuaalista työtä ja virheiden määrää. Miten tähän tavoitteeseen päästään?

Palkat ovat henkilöstöhallinnon arkea. Ne pitää laskea ja maksaa aina virheettömästi ja ajallaan. Prosessissa on aina enemmän tai vähemmän manuaalisia työvaiheita. Usein isoin työ on tehty jo ennen varsinaista maksupäivää – on tuntien hyväksyntää, tiedonkeruuta, palkkojen selvitystä ja tarkistusta.  Mikäli organisaation prosessit,  järjestelmät ja toimintatavat ovat kukin omissa siiloissaan, ei kokonaisuus toimi, ja virheiden riski kasvaa.

Minkälainen palkanlaskentajärjestelmä tekee prosessista sujuvan ja täyttää yrityksen nykyiset ja tulevat tarpeet? Parhaimmillaan palkanlaskennan ympärille rakentuu automatisoitu kokonaisuus HR-rutiineja ja toimintoja. Silloin kaikki työnkirjauksesta palkkariviin toimii saumattomasti, jopa yhdellä ja samalla järjestelmällä.

Milloin palkanlaskentaohjelman hankinta on paikallaan?

Palkkaprosessien uudelleentarkasteluun, ulkoistukseen tai palkanlaskentaohjelman hankintaan voi olla monia eri syitä. Yleisimpiä syitä uudistukseen ovat: 

Liiketoiminnan muutokset. Yrityksen kasvu, yrityskaupat tai uudet liiketoiminnat käynnistävät usein palkanlaskennan uudistamisen. Kun menneisyydessä hankittu ohjelma ei enää palvele yrityksen tarpeita, on aika kartoittaa vaihtoehtoja. 

Kustannussäästöt. Hallinnolliset tehtävät vievät yritykseltä helposti paljon aikaa ja resursseja niille tyypillisen manuaalisen työtaakan vuoksi. Toisaalta palkanlaskennan ulkoistaminen voi aiheuttaa yritykselle merkittäviä kuluja.  Prosessien automatisoinnilla ja suoraviivaistamisella voidaan säästää kustannuksia jopa 30 %-60 %.  Kustannussäästöt ovatkin yksi yleisimmistä syistä ryhtyä päivittämään palkanlaskentaohjelmaa tai koko prosessia.

Nykyisen ohjelman vanhentuminen tai poistuminen markkinoilta. Jos nykyinen palveluntarjoaja poistuu markkinoilta tai lopettaa ohjelman päivittämisen ja lopulta myös ylläpidon, tulee uuden palkanlaskentaohjelman hankinta ajankohtaiseksi. Miten Auntiella ratkaistiin palkkaprosessin haasteet? Tutustu sujuvaan palkkaprosessiin

Sisäinen palkanlaskenta vai ulkoistettu palkkapalvelu?

Se on bisnespäätös. Sisäisen palkanlaskennan hyvä puoli on se, että prosessin hallinta ja päätökset pysyvät yrityksellä itsellään. Jos palkanlaskenta hoidetaan talon sisällä, yrityksellä on oltava omat asiantuntijat, jotka ymmärtävät säädökset, lakipykälät ja käytettävät työehtosopimukset sekä paikalliset sopimukset.

Jos yrityksen palkanlaskennan osaaminen on yhden tai kahden henkilön käsissä, voi palkkahallinnosta kuitenkin  muodostua henkilöriski, joka voi pahimmillaan vaarantaa palkanmaksun. Palkanlaskenta onnistuu sisäisesti, jos  tarvittava osaaminen löytyy yrityksen sisältä ja riskit ovat hallinnassa.

Palkanlaskennan ulkoistaminen kumppanille tuo mukanaan etuja, kuten helppous, riskienhallinta ja kustannussäästöt. Kun palkanlaskenta on ulkoistettu, yrityksen tarvitsee useimmiten varmistaa vain pohjatietojen kuten tuntimerkintöjen oikeellisuus. Tämän jälkeen kumppani hoitaa palkanlaskennan velvoitteet asiakkaan puolesta. Yksi ulkoistamisen hyödyistä on se, että asiantuntijoiden aikaa vapautuu heidän ydinosaamiseensa. Tarkasti määritelty palvelu  ja toimiva yhteistyö takaavat selkeän ja sujuvan ulkoistetun palkanlaskennan kaikille osapuolille. Ulkoistus voi kuitenkin ajan mittaan muodostua yritykselle merkittäväksi kulueräksi.

Palkanlaskenta erikseen vai osaksi laajempaa kokonaisuutta?

Hyvin toimiva palkanlaskenta ei näy työntekijälle. Palkka maksetaan ajallaan ja kaikki toimii. Onnistuneen palkanmaksun taustalla tapahtuu kuitenkin paljon: tuntimerkinnät, TES-laskenta, paikalliset sopimukset ja lopulta itse palkanmaksu. Kaikki nämä asiat vaikuttavat palkkojen oikeellisuuteen, ja tietojen täytyy olla ajan tasalla, vaikka ne olisivatkin eri järjestelmissä. Koko prosessin voi myös tehdä yhdellä järjestelmällä, jolloin siitä tulee saumaton kokonaisuus. 

Modernin palkkajärjestelmän ominaisuuksia

Tämän päivän moderni palkkahallinnon järjestelmä toimii millä tahansa päätelaitteella(esim. leimauslaite, tabletti tai matkapuhelin) ja se yhdistää: 

• Henkilöstötiedot
• Työajanseurannan ja työvuorosuunnittelun
• TES-laskennat ja palkkojen automaation
• Seurantakohteet / kustannuspaikat
• Tarvittaessa myös paikkatiedon
• Raportoinnin

Nykyaikaiset palkkahallinnon järjestelmät tuottavat automaattisesti tietoa palkanlaskennan lisäksi liiketoiminnan johtamista varten. Modernit ohjelmat sisältävät raportit, joilla yrityksesi saa nopeasti olennaista tietoa seurantakohteista kuten kustannuspaikoista, työntekijöiden hyvinvoinnista, yhdenvertaisuudesta ja kannattavuudesta.

Kun raportointi on kunnossa, ajantasainen tieto on helposti noudettavissa ja negatiiviset trendit, kuten liika ylityö tai kasvavat poissaolot tulevat heti näkyville. Tällöin niihin on helpompaa puuttua varhaisessa vaiheessa, kun asia on vielä korjattavissa. Työrauhaa ja mielenrauhaa yhdellä palkanlaskennan alustalla? Katso, kuinka Asfalttikallio siirsi kaiken yhteen palkkajärjestelmään

Miten sopiva palkanlaskentaohjelma valitaan?

Ensin on hyvä tunnistaa prosessin pullonkaulat, ongelmat ja niiden todelliset syyt. Takkuaako prosessi kenties jo palkkaprosessin alkuvaiheessa, esimerkiksi puutteellisissa henkilötiedoissa tai työajoissa? Eikö järjestelmä taivu TES-laskentaan tai paikalliseen sopimukseen? Mikä vie nykyisellään yrityksesi palkka- ja HR-ammattilaisten tai työntekjöiden työaikaa eniten? Mitä HR-rutiineja voisi automatisoida?

Yksi palkkaprosessin suurimpia aikarosvoja on edelleen tietojen kerääminen eri paikoista ja sen manuaalinen siirtäminen järjestelmiin. Ei ole harvinaista, että vuosien aikana yritykselle on kertynyt melkoinen määrä järjestelmiä, joista pitää poimia erikseen tietoja ulos palkanlaskentaa varten. Jatkuva tietojen siirto ja yhdisteleminen on paitsi virhealtista, myös työnä kuluttavaa eikä kovin mielekästä. 

Kun ongelmat on tunnistettu ja tiedetään, missä kohtaa prosessi voisi toimia tehokkaammin, voi palkanlaskentaohjelman valita oikein perustein. Mikä on uudistuksen tavoite? Mitä asioita kannattaa palkanlaskennassa parantaa, miten ja miksi?

Onneksi monet tämän päivän modernit palkanlaskentaohjelmat ja -palvelut tarjoavat yrityksille valmiita parhaita käytäntöjä. Ne voivat tuoda heti ratkaisuja tiedossa oleviin haasteisiin ja tarpeisiin. Tällöin uudistusta ja eri vaihtoehtoja voi tarkastella suoraan saatavien hyötyjen ja ominaisuuksien perusteella. Katso webinaari aiheesta: Mikä on tärkeää palkkapalveluiden uudistamisessa? Tiketti.fi ja Linkity