Linkityn palkanlaskenta. Kaksi henkilöä laskee palkkoja.

22.10.2024 | Yleinen

Palkanlaskennan ulkoistaminen: 5 askelta onnistumiseen

Palkkahallinto on kriittinen osa yrityksen toimintaa joka vaatii erikoisosaamista, aikaa ja resursseja. Palkanlaskennan ulkoistamalla yritys voi saada kustannussäästöjä, parempaa jatkuvuutta ja syvällisempää asiantuntijuutta palkkahallinnon hoitamiseen.

Osaavan kumppanin kanssa palkanlaskennan ulkoistaminen sujuu mutkitta. Asiantunteva palvelu, modernit järjestelmät ja ajantasainen ylläpito keventävät omaa hallinnollista taakkaa.

Kumppanin tarjoama asiantuntemus ja ajantasaiset järjestelmät varmistavat, että palkanlaskenta hoituu oikein ja ajallaan myös säädösten ja lakien muuttuessa. Kokosimme viiden kohdan listan, jonka avulla onnistut palkanlaskennan ulkoistamisessa.

1) Kartoita lähtötilanne ja yrityksesi tulevaisuuden näkymät

Mieti, millaisia kasvutavoitteita liiketoiminnallasi on ja millaista skaalautumista tarvitaan tulevaisuudessa. Paljonko palkanlaskentaan kuluu aikaa? Millaista osaamista talon sisällä on ja onko se yhden avainhenkilön varassa? Tunnista kriittiset riskit, kuten tilanteet, joissa palkanlaskija sairastuu, eläköityy tai vaihtaa työpaikkaa.

Varmista, että prosessit ja dokumentointi ovat kunnossa, jotta palkanlaskenta sujuu häiriöttä myös muutostilanteissa.

2) Määrittele palkanlaskennan ulkoistamisen tavoite ja laajuus

Arvioi nykyiset resurssit ja osaaminen: mitkä tehtävät voidaan hoitaa talon sisällä ja mitkä kannattaa ulkoistaa tehokkuuden ja asiantuntemuksen varmistamiseksi.

Palkanlaskennan ulkoistamisen ei tarvitse tarkoittaa työpaikkojen vähentämistä, vaan sen avulla palkanlaskijat voivat keskittyä rutiinityön sijaan vaativampiin asiantuntijatehtäviin, kuten prosessien kehittämiseen ja neuvontaan. Tavoitteen kirkastaminen auttaa löytämään oikean ratkaisun, joka vapauttaa resursseja arvoa tuottavaan työhön.

3) Suunnittele ulkoistamisen aikataulu huolellisesti

Määrittele selkeästi, mistä alkaen palkkahallinto siirtyy kumppanin hoidettavaksi ja milloin ensimmäiset palkat maksetaan ulkoistetun palvelun kautta.

Käyttöönotto voi olla vaiheittainen monimutkaisimmista palkoista alkaen, jotta laskelmat ovat varmasti oikein ennen laajempaa käyttöönottoa. Testiryhmän käyttäminen vähentää riskejä ja varmistaa, että palkanmaksu toimii virheettömästi heti alusta alkaen.

4) Tapaa eri palveluntarjoajia ja kartoita kokonaisratkaisut

Tutustui palkanlaskentajärjestelmien demoihin ja arvioi järjestelmien kykyä kehittyä ja skaalautua tulevaisuuden tarpeisiin, kuten työehtosopimusten muutoksiin tai liiketoiminnan kasvuun ja laajenemiseen.

Kiinnitä huomiota palveluntarjoajien kokonaisuuksiin: onko tarjolla esimerkiksi työvoimanhallinnan tai henkilöstöhallinnon palveluja, jotka voidaan integroida osaksi palkanlaskentaa. On hyvä pohtia, olisiko vanhentuneita järjestelmiä syytä uudistaa laajemmin ja rakentaa moderni, yhtenäinen kokonaisuus.

5) Vertaile tarjoukset ja palvelut huolellisesti

Vaikka hinta on ulkoistamisessa merkittävä tekijä, on oleellista tarkastella kokonaiskuvaa: mitä lisäarvoa palvelu tuo ja miten se voi tehostaa palkanmaksun prosesseja? Laadukas ulkoistuspalvelu voi tuoda enemmän hyötyä kuin pelkät rahalliset säästöt, kun palkanlaskennan prosessit toimivat tehokkaasti ja virheettömästi.

Ulkoistitpa palkanlaskennan osittain tai kokonaan, palkanlaskennan kumppanin kanssa yhteisessä käytössä olevasta järjestelmästä näet aina muutamalla klikkauksella palkkaprosessin tilanteen. Kun asiakas ja kumppani toimivat molemmat sovitussa aikataulussa, on ulkoistettu palkanlaskenta sujuvaa, virheetöntä ja oikea-aikaista. Joka kerta!