Palkanlaskennan automatisointi: Edellytykset ja vinkit onnistumiseen
Palkanlaskenta sisältää paljon datan käsittelyä, tietojen tarkistamista ja tiedonsiirtoja, pahimmillaan paperimapeista. Datan siirtelyyn voi näin kulua jopa leijonanosa palkanlaskennan resursseista ja asiantuntijatyöhön sekä palkkaprosessin kehittämiseen jää hyvin vähän aikaa. Onneksi monet palkanlaskennan prosessit ja työvaiheet ovat säännöllisesti toistuvia, ja ne on mahdollista automatisoida. Automatisointi voi tuottaa paitsi runsaasti kustannussäästöjä, myös parantaa palkanlaskennan laatua ja vähentää inhimillisiä virheitä.
Dokumentoi nykyinen palkkaprosessisi
Kuluuko palkanlaskijan aika kryptisten tuntilappujen selvittämiseen, lisien laskemiseen tai tietojen siirtelyyn? Jotta palkkaprosessi voidaan automatisoida fiksusti, täytyy ensin tietää, mitä nykyisessä palkkaprosessissa tapahtuu. Nykyinen prosessi ja sen mahdolliset puutteet pitää kartoittaa alusta loppuun. Tällöin on mahdollista löytää ne kohdat, joissa on parantamisen varaa, ja jotka on tehokkainta ja järkevintä automatisoida.
Palkkaprosessi kannattaa dokumentoida siinäkin tapauksessa, että automaation kehittäminen on yrityksessä vielä kysymysmerkki. Jo pelkällä prosessin kuvauksella voidaan löytää vaiheita, joita pystytään tehostamaan helpoilla muutoksilla. Myös mahdollisia henkilöstövaihdoksia varten on palkkaprosessi hyvä olla valmiiksi kuvattuna – silloin avainhenkilöiden poisjäänti ei aiheuta paniikkia palkanlaskentaan.
Varmista tarvittava data ja tehokas tiedonkeräys
Kun kaikki tarvittava tieto työntekijöiden työsuhteista, suunnitellusta työstä ja palkkojen perusteista kuten erilaisista lisistä löytyy, on palkkojen automatisointi helppoa. Automaation ensimmäinen edellytys onkin siis data. Usein ongelma ei ole datan löytyminen sinänsä, vaan se, että tietoa joudutaan hakemaan monesta eri tietolähteestä. Jotta automatisointi voidaan tehdä fiksusti, tulisi tiedonkeräyksen olla mahdollisimman tehokasta.
Tunne työehtosopimusten kiemurat
Tietyillä toimialoilla työehtosopimus voi sanella hyvinkin tarkasti työsuhteisiin ja palkkoihin liittyvät pelisäännöt. Siksi automaatiota suunnitellessa on ensiarvoisen tärkeää olla tietoinen siitä, mitä työehtosopimus työnantajalta vaatii. Samaten on hyödyllistä pohtia tulevaa – onko mahdollista, että toimialakohtaista työehtosopimusta ei pian enää ole? Miten nykyprosessi istuu paikallisen sopimisen maailmaan, joka on jo todellisuutta muun muassa paperiteollisuudessa?
Automaatio palvelee yritystäsi nyt ja tulevaisuudessa
Hyvin toteutettu automaatio takaa sen, että palkkaprosessi palvelee yritystäsi nyt ja tulevaisuudessa. Se skaalautuu vaivattomasti yrityksesi liiketoiminnan mukana, eivätkä kasvu tai TES-muutokset aiheuta ylimääräistä työtä palkanlaskentaan. Kun lähtötilanne on kunnossa, automatisointi voi tuottaa paitsi runsaasti kustannussäästöjä, myös parantaa palkanlaskennan laatua ja vähentää inhimillisiä virheitä. Ja tekeehän se työstä myös mielekkäämpää, kun manuaalisia tehtäviä on vähemmän ja asiantuntijatyötä enemmän!
Tutustu aiheeseen
Podcast 2.2. Kustannukset kuriin: Palkka-asiantuntijan vinkit kustannustehokkaaseen palkkaprosessiin
Palkanlaskennan ulkoistaminen: 5 askelta onnistumiseen
Viisi hyvää syytä uudistaa yrityksen palkanlaskenta
