Linkity-vinkit: Näin onnistut kausityöntekijöiden työajanseurannassa

Hellekesä on alkanut ja talon tavat ovat alkaneet tulla tutuiksi kesätyöntekijöille. Maailma täytyisi kuitenkin saada valmiiksi ennen kesälomille jäämistä, ja käytännön asioita on vielä läpikäytävänä yhdessä kesätyöntekijöiden kanssa. Miten voit lähteä hyvillä mielin lomalle?

Opasta ja ohjeista peruskäytännöt

Aloita perusasioista – missä ja miten työntekijä kirjaa itsensä töihin ja töistä pois. Lisäksi käy läpi ainakin seuraavat asiat: kuinka aikaisin tai myöhään työntekijä voi leimata itsensä töihin tulleeksi, mihin aikaan voi lähteä, ja tehdäänkö leimaaminen heti kun astutaan ulko-ovesta sisään, vai esimerkiksi vasta silloin kun työvaatteet on jo vaihdettu päälle. Jos tunteja ei leimata päivittäin, tulee kesätyöntekijälle kertoa, milloin ne on viimeistään leimattava. On myös hyvä kertoa heti alussa, kenelle ja millä tavalla poissaoloista ilmoitetaan.

Tee työajanseuranta tutuksi

Kun peruskäytännöt ovat tulleet tutuiksi, on hyvä näyttää, kuinka työajanseuranta käytännössä toimii. Parhaimmillaan työajanseuranta on hyvin yksinkertaista, olipa käytössä sitten mobiilisovellus tai leimauspääte. Mobiilisovelluksissa on kuitenkin usein paljon muitakin toimintoja, kuin pelkkä sisään- ja ulosleimaus. Siksi voi olla paikallaan käydä läpi työntekijälle hyödylliset ominaisuudet. Esimerkiksi oman tuntipankin tai palkkaliuskan näkeminen sovelluksesta tuo työntekijälle turvaa siitä, että työnantaja tietää työntekijän tunnit ja ottaa huomioon mahdolliset ylityöt ja lisät, kun on sen aika.

Ole selkeä ohjeistuksessa

Kausityöntekijät joutuvat usein sisäistämään paljon tietoa työsuhteen alkuviikoilla. Siksi on hyvä pitää perehdytys selkeänä, ja tarjota kirjalliset ohjeet, joihin voi palata tarvittaessa myöhemmin. Mikäli käytössä on leimauslaite, on hyvä laittaa ohjeet saataville sen viereen. Sovelluksiin taas on usein mahdollista lisätä ohjeita heti aloitusnäyttöön. Kun ohjeet ovat siellä, missä kirjaus tapahtuu, on kirjaukset helppo tehdä oikein. Parhaassa tapauksessa sinun ei tarvitse käyttää tähän aikaa itse lainkaan, vaan voit linkata työntekijälle laitteen toimittajan laatimat ohjeet video- tai PDF-muodossa.

Anna positiivisia porkkanoita

Välillä tuntikirjaukset unohtuvat, varsinkin kun uutta opittavaa on paljon. Yksinkertaiset, positiiviset muistutukset tai palkinnot toimivat usein yllättävän hyvin. Olemme kuulleet tarinoita kahvihuoneen karkkikipoista, saatteella “Ota tästä, kun olet merkinnyt työtunnit tälle kuulle” tai pienistä palkinnoista niille, jotka muistavat merkitä tuntinsa jokaisen työpäivän jälkeen. Näin voidaan välttyä korjaamasta tai lisäilemästä merkintöjä jälkikäteen.

Löydä tapoja motivoida kirjaamiseen

Työpaikan ja järjestelmän tunteminen ja eri muistutuskikat eivät yksin luo motivaatiota työtuntien merkitsemiseen. Kokemus siitä, että työtuntien merkitsemisestä on hyötyä, motivoi ehkä kaikkein parhaiten. Esimerkiksi sovellukset, joista näkee omien työtuntien lisäksi työvuorot, sijaisjärjestelyt ja omat palkat, motivoi käyttöön enemmän kuin pelkkä tuntiseuranta.

Yhtenäinen työajanseuranta- ja palkkajärjestelmä hyödyttää työntekijöitä kausityöntekijästä palkanlaskijaan. Yksi paketti, jota on helppo käyttää on kustannustehokas ja mukava ratkaisu. Tutustu Linkityyn.