Palkanlaskentajärjestelmän vaihto – 5 vinkkiä onnistuneeseen siirtymään

Palkanlaskentajärjestelmän vaihtaminen on merkittävä päätös, joka vaikuttaa suoraan yrityksen tehokkuuteen ja henkilöstöhallinnan sujuvuuteen. Oikean järjestelmän valinta ei ainoastaan tehosta palkanlaskentaa, vaan myös vähentää manuaalisen työn määrää, parantaa tiedonkulkua ja auttaa noudattamaan monimutkaisia työehtosopimuksia. 

Koska palkanlaskenta on yksi yrityksen keskeisimmistä prosesseista, sen toimivuutta kannattaa tarkastella proaktiivisesti. On usein järkevämpää arvioida ja tarvittaessa uudistaa järjestelmiä etukäteen, kuin vaihtaa niitä reaktiivisesti ongelmien ilmetessä. Käymme läpi tärkeimmät vaiheet ja vinkit, jotka auttavat tekemään järjestelmän vaihdosta onnistuneen ja pitkäaikaisesti hyödyllisen.

1. Kartoita palkanlaskennan nykytilanne 

Ensimmäinen askel on kartoittaa nykyiset palkanlaskennan toimintatavat, järjestelmät ja osaamiset. Samalla selkeytyy mitkä ovat palkanlaskennan haasteet ja ongelmakohdat. Palkanlaskennan yleiset aika- ja resurssisyöpöt ovat toistuvat manuaaliset tehtävät, vanhentuneet järjestelmät ja monimutkaiset integraatiot eri järjestelmien välillä.

2. Suosi automaatiota

Rutiinitehtävien automaatio on palkanlaskennan nykypäivää. Kun valitset uutta palkanlaskentajärjestelmää, keskity erityisesti sen tarjoamiin ominaisuuksiin ja automaatioasteeseen. Hyvä järjestelmä pystyy sujuvoittamaan prosesseja, kuten TES-tulkintoja, ja vähentämään manuaalisen työn määrää merkittävästi.

Esimerkiksi järjestelmät, jotka automatisoivat jopa 100 % TES-tulkinnasta, eivät ainoastaan tehosta palkanlaskentaa, vaan myös parantavat tarkkuutta ja vähentävät virheiden riskiä. Automaatio vapauttaa asiantuntijoiden aikaa monimutkaisempien ja arvoa tuottavien tehtävien hoitamiseen.

3. Huomioi henkilöstön sitouttaminen

Käyttöönotto on yksi kriittisimmistä vaiheista järjestelmän vaihdossa. Tämä prosessi vaatii hyvän suunnitelman, jossa on mukana keskeiset sidosryhmät kuten HR- ja taloustiimit. Henkilöstön kouluttaminen ja sitouttaminen käyttöönoton aikana varmistavat, että järjestelmä otetaan käyttöön tehokkaasti ja vastarinta muutokselle vähenee.

4. Vältä tarpeettomia integraatioita

Integraatiot voivat monimutkaistaa järjestelmäkokonaisuutta, lisätä kustannuksia ja hidastaa tiedonkulkua. Suosi ratkaisuja, jotka toimivat mahdollisimman itsenäisesti ja vähentävät välikäsien tarvetta. Jos integraatioita tarvitaan, varmista, että uusi järjestelmä on yhteensopiva muiden HR- ja taloushallinnon järjestelmiesi kanssa, jotta prosessit pysyvät sujuvina.

5. Varmista tulevaisuuden näkymät

Palkanlaskentajärjestelmän vaihtaminen on merkittävä projekti, joka halutaan tehdä kerralla oikein. Valitse toimittaja, jonka teknologia on tulevaisuudenvarma ja kykenee vastaamaan kehittyviin tarpeisiin. Kiinnitä myös huomiota järjestelmän tarjoamaan tukeen ja sen jatkuvaan kehitykseen – nämä tekijät vaikuttavat suoraan järjestelmän pitkäikäisyyteen ja yrityksesi kykyyn reagoida muuttuviin olosuhteisiin.

Pohdi myös palkkojen laskemisen tarpeita nyt ja tulevaisuudessa. Nykyaikainen järjestelmätoimittaja voi tarjota järjestelmän lisäksi palkanlaskentapalvelua. Toimittajan syvällinen palkanlaskennan osaaminen (varsinaisen palkanlaskennan lisäksi) varmistaa asiantuntevan tuen ja prosessien sujuvuuden myös monimutkaisissa tapauksissa. 

Palkanlaskentajärjestelmän vaihtaminen on investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Huolellinen suunnittelu ja oikeat valinnat varmistavat, että järjestelmä ei pelkästään vastaa tämän päivän tarpeisiin, vaan tukee myös yrityksen kasvua ja muuttuvia vaatimuksia pitkällä aikavälillä. Proaktiivinen lähestymistapa on avainasemassa – järjestelmän uudistaminen kannattaa tehdä ennen kuin ongelmia ilmenee, jotta yrityksesi voi hyödyntää palkanlaskennan täyttä potentiaalia. Keskittymällä prosessien tehostamiseen, automaation hyödyntämiseen ja henkilöstön sitouttamiseen voit tehdä järjestelmän vaihdosta sujuvan ja tuottavan. Lopputuloksena saat palkanlaskennan, joka ei ole vain toimiva tukiprosessi, vaan myös olennainen osa yrityksen menestystä.

Näin palkanlaskennan tehostaminen toi asiakkaallemme tuloksia

“Linkityn avulla lippulappusten toimittelu on poistunut. Ratkaisua etsittäessä ei tullut vastaan toista järjestelmää, missä voisi hoitaa kaikki HR:ään liittyvät asiat yhtä näppärästi kuin Linkityssä.” – Mirva Merimaa, Toimitusjohtaja, Tiketti Oy

Lue, kuinka Linkityn työnhallinnan ja palkanlaskennan kokonaisuus virtaviivaisti Tiketin henkilöstöhallinnon työtä.