Työvuorojen suunnittelu poikkeusaikana. 3 vinkkiä, jotka voit ottaa käyttöösi heti!
Poikkeusaikoina työvuorojen suunnittelu on monille yrityksille entistä kalliimpaa ja vie ylimääräistä aikaa. Palveluiden kysyntä elää jatkuvasti, mikä vaikuttaa siihen, miten paljon työtä ja millaisia työvuoroja yritykset voivat työntekijöille tarjota. Samaten työntekijöiden saatavuus vaihtelee normaalia enemmän, mikä kasvattaa tarvetta muuttaa vuoroja viime hetkellä ja mahdollisen työvoiman puutteessa kuormittaa paikalla olevia työntekijöitä.
Kaiken keskellä pitäisi käyttää aikaa kustannustehokkaasti ja pitää asiakkaatkin tyytyväisinä. Pitämällä mielessä seuraavat kolme vinkkiä voitte parantaa työvuorojen suunnittelua ja vähentää vuorosuunnitteluun liittyvää stressiä ja siihen käytettyä aikaa.
3 vinkkiä poikkeusajan vuoroihin:
1. Porrasta työajat ja tauot
Työvuorojen ja taukojen porrastuksella minimoitte työntekijöiden väliset kontaktit, joita syntyy vuoroa aloittaessa, lopettaessa ja tauoilla. Jos työvuorojen aloitus- ja lopetusajat sallivat yksilöityjä muutoksia, olisi hyvä myös ottaa huomioon työntekijät, jotka saapuvat työpaikalle julkisia kulkuvälineitä käyttäen, ja mahdollistaa työmatkustus ruuhka-ajan ulkopuolella.
Porrastukseen ja työaikojen muutoksiin käytetty aika usein maksaa itsensä takaisin, sillä riski äkillisiin poissaoloihin ja työvoimapulaan laskee ja joustavuudella edistätte työtyytyväisyyttä. Jos aikaa manuaaliseen porrastukseen ei kuitenkaan löydy, henkilöstön hallinnon sähköistämisellä muutokset työvuoroihin usein onnistuvat kädenkäänteessä.
2. Tiedosta työntekijöiden osaaminen
Poikkeusaikana työntekijöiden saatavuus elää normaalia enemmän, ja siksi vuorosuunnittelua tehdessä onkin ensisijaisen tärkeää, että olette perillä työntekijöiden osaamisesta ja jaatte työntekijät pienempiin ryhmiin, joissa täyttyvät tarvittavat osaamiset. Näin varmistatte työn sujuvuuden yllätyksellisten poissaolojen tullessa, ja vähennätte kontakteja työntekijöiden välillä.
Työvuorojen lisäksi on siis hyvä kirjata eri työntekijöiden osaamiset, ja mitä osaamisia työpaikalla tarvitaan samanaikaisesti. Mikäli työntekijöitä on runsaasti tai osaamiset jatkuvasti muuttuu, on kuitenkin hallinnon automatisointi kannattavaa.
3. Pistä sijaishallinta kuntoon
Työvuorojen suunnittelu on helpompaa kun sijaiset ovat helposti saatavilla. Nyt jos koskaan on tärkeää tehdä tehokasta sijaishallintaa ja viestiä työvuoroista tavalla, jolla työntekijät tavoitetaan helposti, jotta ette törmää tilanteisiin, joissa ei tiedetä sijaisten yhteystietoja, saatavuutta tai pystytä tavoittamaan heitä nopeasti. Pitäkää mahdollisista sijaisista ajan tasalla oleva lista, ja merkitkää kullekin mahdolliset sivutyöt, jotka estävät sijaistamista, työntekijän osaaminen, etäisyys työpaikalta ja yhteystiedot.
Näin tiedätte, kuka pääsee sijaistamaan ketä, millä varoitusajalla ja mistä heidät tavoittaa. Jos yrityksesi kuitenkin käyttää sijaisia usein, on hyvä automatisoida tämä vaihe sähköisellä järjestelmällä, jotta voitte rauhassa keskittyä yrityksenne ydintoimintaan.
Kuulostaako manuaalinen vuorojen suunnittelu raskaalta?
Linkityn avulla voitte ottaa edellämainitut vinkit käyttöön minuuteissa. Lisäksi Linkity mahdollistaa hallinnon automatisoinnin aina työvuorojen suunnittelusta palkanmaksuun ja laskutukseen saakka. Linkityn vuorosuunnittelu on erinomainen kumppani yrityksille, joiden työvuorot muuttuvat jatkuvasti ja jotka haluavat mahdollistaa joustavammat työajat ja suoraviivaisemman sijaishallinnan.
